วันพฤหัสบดีที่ ๑ สิงหาคม พ.ศ. ๒๕๕๖

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารและการตัดสินใจ

สืบเนื่องจาก สกอ. กำหนดตัวบ่งชี้ ที่ 7.3  เรื่องระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารและการตัดสินใจ ให้มหาวิทยาลัยต้องดำเนินการ เมื่อมหาวิทยาลัยมอบหมายให้สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศรับผิดชอบ มันจึงเป็นเรื่องที่น่าสนุกไม่น้อย ซึ่งผมเองอยากจะเล่นเรื่องนี้มาตั้งนานแล้วว่าเมื่อไรที่ผู้บริหารจะคิดนำการบริหาร การติดสินใจมาใช้งานสักที  เคยทำให้เป็นต้นแบบให้ผู้บริหารดูแต่ Not responding 

Executive information System : EIS หรือ Executive Support System : ESS เป็นระบบสารสนเทศประเภทหนึ่งของระบบสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง โดยวิธีการได้มาซึ่งข้อมูลที่เก็บเอาไว้อย่างเป็นระบบในฐานข้อมูล นำมาประมวลผล แล้วแสดงผลออกมาให้ผู้ใช้เข้าใจได้ง่าย รวดเร็วในการตัดสินใจ เช่น การแสดงผลเป็นกราฟ แผนภูมิต่าง ๆ ในกระบวนการประมวลผลอาจนำข้อมูลเก่า ๆ มาใช้ฟังก์ชั่นเพิ่มเติม เช่น การวิเคราะห์แนวโน้ม (trend analysis) การพยากรณ์ แล้วนำผลลัพธ์มาช่วยในการวางแผนกลยุทธ์  ใช้สำหรับติดตามสถานการณ์ปัจจุบัน ยกตัวอย่างในกรณี นำ EIS มาใช้ในมหาวิทยาลัย เช่น 

  1. ผู้บริหารอยากทราบสถานการณ์จำนวนนักศึกษาทั้งหมด ณ เวลานั้นจริง ๆ จำแนกตามคณะ จำแนกตามเพศ จำแนกตามภูมิลำเนา
  2. ต้องการหาแนวโน้มว่านักเรียนที่สนใจจะสมัครเข้าเรียนในมหาวิทยาลัยมีคณะใดบ้าง สาขาใด ได้รับความนิยมในปีหน้า หรือปีต่อไป
  3. ผู้บริหารอยากทราบว่าจำนวนห้องเรียนที่มีอยู่จะรองรับนักศึกษาที่รับเข้ามาใหม่ได้หรือไม่
  4. ผู้บริหารอยากทราบว่าอาจารย์จะรองรับกับจำนวนนักศึกษาหรือไม่ อาจารย์สาขาใดมีภาระงานเกินที่จำเป็นต้องรับเพิ่ม หรือสาขาใดมีภาระงานน้อย
  5. ตึกหรืออาคารที่สร้างขึ้นใหม่จำเป็นหรือไม่ที่จะต้องมีห้องน้าผู้หญิงเท่ากับจำนวนผู้ชาย ในเมื่อแนวโน้มน.ศ. ผู้หญิงมีอัตรามากกว่าผู้ชาย และการใช้เวลาทำธุระไม่เท่ากัน 
  6. ผู้บริหารอยากทราบว่าการใช้งบประมาณเป็นอย่างไร เป็นไปตามเป้าหรือไม่ จะต้องติดตามการใช้งานโครงการใดบ้าง
  7. ผู้บริหารอยากทราบค่าใช้จ่ายสาธารณูปโภค จำแนกแต่ละชนิด เพื่อจะได้นำไปลดค่าใช้จ่ายในด้านใดบ้าง
  8. ผู้บริหารอยากจะให้ความดีความชอบ เลื่อนขั้นเงินเดือน กับพนักงานในแต่ละคนได้ถูกต้อง ไม่มีข้อครหา เพราะระบบฐานข้อมูลเก็บข้อมูลภาระงาน การลา การขาด การประเมินบุคลากรเอาไว้หมดแล้ว
  9. ฯลฯ

ระบบสารสนเทศมันสามารถช่วยเรื่องเหล่านี้ได้ 

ลักษณะของ EIS 

EIS ที่ดีจะต้องเข้าถึงข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน และเป็นจริง ที่เรียกว่า Data warehouse หรือ data mart ที่ถูกบันทึกอยู่ในระบบฐานข้อมูลหมดแล้ว

การประมวลผล ในเชิงลึก หรือการพยากรณ์ ต้องใช้ฟังก์ชันที่ถูกต้อง มีความน่าเชื่อถือสูง

การแสดงผล ควรแสดงเป็นแผนภูมิ กราฟประเภทต่าง ๆ ให้ตรงกับงาน ในขณะเดียวกันหากผู้บริหารอยากทราบรายละเอียด ก็สามารถคลิกดูรายละเอียดในเรื่องนั้น ๆ ได้

ระบบที่ดีควรตอบสนองทุก ๆ อุปกรณ์ที่เป็นไอที เช่น เครื่องสมาร์ทโฟน แท็บเบล็ต โน้ตบุ๊ค และพีซีทั่วไป และจะต้องรองรับเครือข่าย WWW 

ทั้งหมดนี้มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลาของเรานับว่าเป็นความโชคดีของเราที่มีฐานข้อมูลระบบ MIS ได้จัดทำไว้เรียบร้อยแล้ว หากทุกหน่วยงานนำข้อมูลบันทึกเข้าสู่ระบบทุก ๆ ฝ่าย การพัฒนาระบบ EIS ก็จะง่ายมากขึ้น